Política de Tratamiento de Datos Personales

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia, en su artículo 15 establece que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”, en concordancia con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, que señala los derechos que tienen las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre cada una de ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas o empresas privadas.

La Ley 1581 de 2012 preceptuó que las disposiciones contenidas en esta norma le serán aplicables a todas las entidades de naturaleza pública o privada que realicen cualquier tratamiento sobre datos personales registrados en sus bases de datos.

WWW.AGROSOIL.COM.CO es una sociedad comercial que por su objeto social realiza tratamiento de datos personales, es por esto que da cumplimiento a lo dispuesto en el marco normativo nacional referente a la protección de datos personales, adoptando la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que busca proteger y garantizar los derechos de titulares de datos personales que hayan entregado información a la empresa, previa autorización para dicho tratamiento; esta política es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de datos personales de las bases de datos de la empresa.

1. ALCANCE

La presente política aplica para todos los datos personales tratados en las bases de datos de WWW.AGROSOIL.COM.CO, en calidad de responsables, y sus encargados, en cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015, así como las demás normas que las complementes o reglamenten.

En ese sentido, se deben observar y respetar los lineamientos y directrices contenidos en la presente política con los cuales se establece la regulación en materia de protección de datos personales en WWW.AGROSOIL.COM.CO

2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para garantizar la protección de datos personales que son objeto de tratamiento por WWW.AGROSOIL.COM.CO y sus encargados, en desarrollo de su objeto social, para dar cumplimiento con la ley, políticas y procedimientos establecidos por WWW.AGROSOIL.COM.CO para la protección de los derechos de los titulares.

3. DEFINICIONES

Las siguientes palabras tendrán los significados que se indican:

• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, incluyendo archivos físicos y electrónicos.
• CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancia se puede acceder a la misma.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.
• DATO SENSIBLE: Es una categoría especial de Datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Son, entre otros, aquellos concernientes a la salud, sexo, orientación política, raza u origen étnico, pertenencia a sindicatos, huellas biométricas, etc.
• DATO SEMIPRIVADO: Es el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
• PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
• RESPONSABLE: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• TRANSFERENCIA: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• USUARIO: Es la persona natural o juridica que tiene interés en el uso de la información personal.
• VIOLACIONES DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por WWW.AGROSOIL.COM.CO para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de WWW.AGROSOIL.COM.CO deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

WWW.AGROSOIL.COM.CO es la persona juridica responsable del tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

5. DESTINATARIOS

Esta política se aplicará a:

1. Junta Directiva de WWW.AGROSOIL.COM.CO
2. Representante legal de WWW.AGROSOIL.COM.CO
3. Accionistas de WWW.AGROSOIL.COM.CO
4. Revisor fiscal de WWW.AGROSOIL.COM.CO
5. Empleados de WWW.AGROSOIL.COM.CO, incluido parte directiva que custodie y traten datos personales.
6. Clientes de WWW.AGROSOIL.COM.CO, en aquellos eventos en que la relación sea constituida con una persona natural; así mismo en caso de personas jurídicas, cuando los funcionarios por ellas designados suministren datos de esta naturaleza para el desarrollo del contrato establecido.
7. Proveedores y contratistas que en virtud de la relación civil o comercial constituida suministren datos personales.
8. Encargados de tratamiento.
9. Ciudadanía en general, para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a WWW.AGROSOIL.COM.CO, como responsable del tratamiento de sus datos personales.

6. PRINCIPIOS APLICABLES

WWW.AGROSOIL.COM.CO aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios en todos los procesos y/o actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, los cuales se encuentran alineados con los establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Principio de libertad o Consentimiento: El tratamiento de datos al interior de WWW.AGROSOIL.COM.CO, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
2. Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
3. Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
4. Principio de veracidad o calidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por WWW.AGROSOIL.COM.CO deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Principio de pertinencia del dato: En la recolección de los datos personales por parte de WWW.AGROSOIL.COM.CO se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
7. Principio de acceso o circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate WWW.AGROSOIL.COM.CO serán usados por esta, solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros no autorizados. Los datos personales bajo custodia de WWW.AGROSOIL.COM.CO no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.
8. Principio de temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, WWW.AGROSOIL.COM.CO deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para ello se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante, y las demás normas de carácter laboral, civil y administrativo en el tema.
9. Principio de seguridad del dato: WWW.AGROSOIL.COM.CO, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. WWW.AGROSOIL.COM.CO conforme la clasificación de los datos personales implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10. Principio de confidencialidad: WWW.AGROSOIL.COM.CO y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. WWW.AGROSOIL.COM.CO implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
11. Principio de deber de información: WWW.AGROSOIL.COM.CO informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos personales adoptado por WWW.AGROSOIL.COM.CO, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos personales que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
12. Principio de protección especial a datos sensibles: WWW.AGROSOIL.COM.CO no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular, dejando claro que es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad, y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. Los datos personales de carácter sensible que se puedan obtener en procesos de la actividad de WWW.AGROSOIL.COM.CO serán protegidos a través de medidas de seguridad altas.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de este documento, se entiende por tratamiento cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.

7.1. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

7.1.1. Autorización de tratamiento de datos personales

Toda recolección y/o captación de datos personales que realice WWW.AGROSOIL.COM.CO en el desarrollo de sus actividades comerciales, laborales y/o contractuales, requiere que los titulares de la información otorguen un consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado, para tal situación, WWW.AGROSOIL.COM.CO ha puesto a disposición de los titulares la autorización para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales la organización realiza captación de datos, ya sea de manera física como digital, a través de modelos de autorizaciones o avisos de privacidad en donde se informa al titular sobre la recolección de sus datos personales, el tratamiento al cual serán sometidos, incluyendo las finalidades, sus derechos, los canales de ejercicio de sus derechos y la información relacionada sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La obtención de la autorización del tratamiento de datos personales se realizará bajo las diferentes modalidades que establece la ley, teniendo en cuenta la naturaleza de cada uno de los canales de captura de la información, y el modo en que la misma es obtenida, es decir, si es a través de un canal escrito, uno verbal o mediante una conducta inequívoca.

7.1.2. Casos en que no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cuando en WWW.AGROSOIL.COM.CO se acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

7.2. USO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

La información de carácter personal contenida en las bases de datos de WWW.AGROSOIL.COM.CO debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 7.5. de la presente política.

En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos a en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar a la Dirección Jurídica, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en el presente documento.

Cada una de las áreas de WWW.AGROSOIL.COM.CO tienen definidos en sus procesos correspondientes, el uso y circulación que le deberán dar a los datos personales de acuerdo con las finalidades y tipo de datos que sea recolectado y tratado.

7.3. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

WWW.AGROSOIL.COM.CO almacenará la información física y digital en ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos, dichos controles son: humanos, tecnológicos, administrativos y ambientales. El almacenamiento de datos personales es respaldado con procedimientos y políticas que dispone cada una de las áreas dentro de la organización que tratan datos personales para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.

7.4. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Una vez que los datos personales han cumplido su propósito original y ya no son necesarios para el tratamiento, serán eliminados de forma segura y adecuada por WWW.AGROSOIL.COM.CO

Los datos personales pueden ser eliminados de la siguiente manera:

1. Eliminación electrónica: Los datos personales almacenados electrónicamente serán eliminados de todos los dispositivos electrónicos, discos duros, servidores y cualquier otra forma de almacenamiento electrónica en la que se encuentren.
2. Eliminación física: Los datos personales almacenados en papel o cualquier otro medio físico serán destruidos mediante la trituración, incineración o cualquier otro método de eliminación seguro.

En el caso de que existan obligaciones legales que impidan la eliminación de los datos personales, se procederá a su bloqueo, lo que implica que los datos no podrán ser objeto de tratamiento posterior, excepto para su puesta a disposición de las autoridades competentes, en particular las autoridades judiciales, para la exigencia de responsabilidades derivadas del tratamiento, y solo durante el plazo de prescripción de estas responsabilidades. En cualquier caso, se garantizará la confidencialidad y seguridad de los datos personales, incluso después de su eliminación o bloqueo.

7.5. FINALIDADES

En concordancia con la ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, los datos personales tratados por WWW.AGROSOIL.COM.CO se realizará de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad (es) que tenga cada tratamiento como se clasifica a continuación:

7.5.1. Finalidades generales de la información

1. Para los fines administrativos propios de WWW.AGROSOIL.COM.CO
2. Enviar comunicaciones de carácter administrativo, publicitario y comercial.
3. Remitir respuestas a las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y consultas de los usuarios.
4. Realizar campañas de posicionamiento de marca.
5. Realizar capacitaciones virtuales y/o presenciales.
6. Actualizar bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero la información para la validación, depuración enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
7. Informar acerca de los productos y servicios de WWW.AGROSOIL.COM.CO y de las innovaciones efectuadas a los mismos.
8. Realizar transacciones.
9. Registros contables.
10. Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
11. Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
12. Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por WWW.AGROSOIL.COM.CO
13. Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
14. En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
15. Elaborar encuestas, estudios, estadísticas.

7.5.2. Finalidades de la información de los accionistas

1. Efectuar el pago de dividendos.
2. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
3. Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación.
4. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

7.5.3. Finalidades de la información de clientes

1. Para fines comerciales.
2. Para celebrar contratos de promesa de venta y/o compraventa.
3. Publicidad y mercadeo.
4. Contabilización.
5. Facturación.
6. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá́ ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
7. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
8. Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
9. Realizar validación de información de contrapartes en los sistemas contra el lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional.
10. Actividades de fidelización.
11. Posicionamiento de marca y productos.
12. Actualización de información.
13. Gestión de cartera.

7.5.4. Finalidades de la información de proveedores y contratistas

1. Para realizar contratos, documentos y/o acuerdo entre las partes.
2. Para fines comerciales.
3. Contabilización.
4. Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
5. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá́ ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
6. Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
7. Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
8. Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
9. Realizar validación de información de contrapartes en los sistemas contra el lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional.
10. Actualización de información.

7.5.5. Finalidades de información de los candidatos a ocupar un cargo, empleados y exempleados

1. Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
2. Para atender requerimientos judiciales y legales.
3. Contabilización y pago de nómina.
4. Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
5. Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
6. Realizar transacciones.
7. Pago de beneficios extralegales.
8. Análisis estadísticos.
9. Capacitación y formación.
10. Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a los trabajadores activos, entre otros.
11. Transmisión de información y datos personales en procesos de selección de personal a través de empresas de servicios temporales.
12. Realizar validación de información de contra partes en los sistemas contra el lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional.
13. Actualización de información.
14. Accidentes laborales.
15. Exámenes médicos de ingreso y retiro.
16. Control de acceso a las instalaciones de WWW.AGROSOIL.COM.CO

8. DATOS CON CONNOTACIÓN ESPECIAL

8.1. DATOS SENSIBLES

8.1.1. Tratamiento de datos sensibles

WWW.AGROSOIL.COM.CO prohíbe el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

8.1.2. Autorización especial de datos personales sensibles

WWW.AGROSOIL.COM.CO cumple con las siguientes obligaciones:

1. Informar a los titulares de los datos sensibles, a través de los diversos medios de obtención de la autorización, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
2. Informar a los titulares de los datos sensibles de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

8.2. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

WWW.AGROSOIL.COM.CO solo trata datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada al momento de una vinculación laboral o como cliente, por celebración de contratos y/o acuerdos cuando sean menores de edad representados por sus padres o por asuntos de publicidad, mercadeo o comunicaciones cuando sean parte de campañas publicitarias o de marketing, siempre y cuando se cuente con la autorización del representante legal. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

8.2.1. Autorización especial de datos personales de niños, niñas y adolescentes

WWW.AGROSOIL.COM.CO cumple con las siguientes obligaciones:

1. Solicitar la autorización para el tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes al represente legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
2. Cumplir con el uso adecuado a las finalidades autorizadas.
3. Que se asegure el respeto y garantía de sus derechos fundamentales.

9. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

WWW.AGROSOIL.COM.CO podrá transmitir y transferir los datos personales a terceros con quienes tenga relación comercial, contractual, laboral y/o administrativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. La transmisión y/o transferencia de datos personales realizadas por WWW.AGROSOIL.COM.CO deberán contar con el consentimiento previo, expreso, informado e inequívoco por el titular de los datos.

WWW.AGROSOIL.COM.CO y el encargado adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

WWW.AGROSOIL.COM.CO cuando transmita datos personales a encargados ubicados dentro o fuera de Colombia, celebrará un contrato de transmisión de datos personales en donde se incluirán cláusulas que permitan garantizar la protección de los datos personales transmitidos. El Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones de WWW.AGROSOIL.COM.CO como responsable, bajo la presente política y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

9.1. TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

WWW.AGROSOIL.COM.CO podrá realizar transmisiones y/o transferencias internacionales a encargados que ostenten la capacidad jurídica y técnica para garantizar la protección y seguridad de los datos personales transmitidos y/o transferidos; así mismo, la transmisión y/o transferencia de datos personales solo se podrá realizar a países que ofrecen un nivel adecuado de seguridad en la protección de datos personales, en concordancia con la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. DEBERES Y DERECHOS

Tal como lo establece la normatividad vigente, son deberes y derechos de los implicados en el tratamiento de los datos personales, los siguientes:

10.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

WWW.AGROSOIL.COM.CO realizará el tratamiento de datos personales bajo los estándares de respeto y en sujeción a los derechos de los titulares establecidos en la ley 1581 de 2012, y en aplicación a lo dispuesto en el artículo 8° de la misma norma, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la autoridad competente las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad administrativa respectiva haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10.2. DEBERES DEL RESPONSABLE

WWW.AGROSOIL.COM.CO en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en esta norma y en la ley.
11. Adoptar lineamientos internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.

10.3. DEBERES DE LOS ENCARGADOS

Los encargados del tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.
6. Adoptar lineamientos internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
7. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la autoridad competente cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.

11. CANALES DE ATENCIÓN PARA LOS TITULARES DE DATOS

WWW.AGROSOIL.COM.CO dispone de los siguientes mecanismos y/o canales para la atención de los titulares de datos personales que deseen interponer peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y consultas:

• Página web: www.localhost:8080
• Correo electrónico: entregaderesultados@agrosoil.com.co
• Presencial: Calle 56 #2-20 Ent. 2 – Cazucá, Soacha

11.1. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PQRS Y CONSULTAS

El área responsable de la atención, gestión y respuesta de PQRS y consultas en WWW.AGROSOIL.COM.CO es Servicio al Cliente, quien centraliza todo el proceso, de acuerdo con el Procedimiento para tratamiento de PQRS.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, WWW.AGROSOIL.COM.CO adopta el siguiente procedimiento:

12.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales y sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por WWW.AGROSOIL.COM.CO, para esto, los titulares deberán acreditar su identidad.

12.1.1. Información requerida para consultas

Las consultas dirigidas a WWW.AGROSOIL.COM.CO deberán contener como mínimo la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
2. Número de documento de identidad del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
3. Dirección física, electrónica y teléfono para poder efectuar las respectivas notificaciones.
4. Lo que se pretende consultar.
5. Soporte de acreditación de identidad.
6. Haber sido presentada por los canales de atención habilitados por WWW.AGROSOIL.COM.CO

12.1.2. Plazos de respuesta

Las solicitudes recibidas por cualquiera de los canales de atención habilitados por WWW.AGROSOIL.COM.CO, serán atendidos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

En caso de que WWW.AGROSOIL.COM.CO considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, se le informará al usuario antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, los motivos de la demora y señalando la fecha en que se enviará la respuesta a su consulta, la cual no podrá superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS, PETICIONES, QUEJAS Y SUGERENCIAS

12.2.1. Reclamos

Los titulares de datos personales y sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por WWW.AGROSOIL.COM.CO debe ser sujeta a corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus encargados, podrán presentar ante WWW.AGROSOIL.COM.CO o el encargado el reclamo correspondiente.

12.2.1.2. Plazo de respuesta de los reclamos

Las reclamaciones recibidas por cualquiera de los canales de atención habilitados por WWW.AGROSOIL.COM.CO, serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, si no es posible hacerlo en este término, se le informará al usuario los motivos de la demora y la fecha en que se le dará respuesta al reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. BASES DE DATOS

13.1. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS

WWW.AGROSOIL.COM.CO como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.

13.2. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, WWW.AGROSOIL.COM.CO registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrados por la Superintendencia de Industria y Comercio, siguiendo el procedimiento establecido para esto.

13.2.1. Identificación de las bases de datos

WWW.AGROSOIL.COM.CO ha identificado las siguientes bases de datos:

• Clientes
• Clientes potenciales
• Clientes cartera jurídica
• Clientes propietarios
• Proveedores
• Contratos proveedores
• Base de contratos general
• Control de exámenes médicos y seguimiento
• Ausentismo por causa medica
• Registro de control de acceso
• Empleados
• Exempleados
• Intranet
• PQRS

13.3. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de WWW.AGROSOIL.COM.CO tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y GESTIÓN DE INCIDENTES

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, WWW.AGROSOIL.COM.CO adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

Los destinatarios de esta política están obligados a informar a WWW.AGROSOIL.COM.CO cualquier violación de las medidas de seguridad adoptadas por WWW.AGROSOIL.COM.CO para proteger los datos personales, así como cualquier tratamiento de información inapropiado.

14.1. REPORTE DE INCIDENTES ANTE LA SIC

WWW.AGROSOIL.COM.CO reportará todos los incidentes de seguridad que afecten sus bases de datos, ante la autoridad competente en este caso: Superintendencia de Industria y Comercio. De conformidad con el capítulo II, titulo V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, las organizaciones que están obligadas a inscribir las Bases de Datos Personales ante el Registro Nacional de Bases de Datos, deberán reportar cualquier incidente de seguridad dentro de los 15 días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o el área encargada de atenderlos.

15. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a WWW.AGROSOIL.COM.CO el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos.

16. SANCIONES

El incumplimiento de la esta política constituirá una violación del contrato de trabajo, civil y/o comercial con WWW.AGROSOIL.COM.CO y conllevará la aplicación de sanciones que pueden implicar, incluso, la terminación de la relación laboral, contractual y/o comercial. Adicionalmente, puede implicar sanciones impuestas por las autoridades competentes, según la normatividad que resulte aplicable.

17. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 30 de marzo de 2023, y complementa las políticas asociadas, estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.

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